Tietosuojaseloste

LUMOI-palvelun tuottamisessa keskeinen tekijä on luottamus. Käsittelemme henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen LUMOI-palvelun toteuttamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi ja lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi.

1. Rekisterinpitäjä

Hammock Group Oy
Y-tunnus: 2799770-1
Osoite: Vetokuja 4, PL 81133
Sähköposti: info@lumoi.fi

Tietosuojaa koskevista kysymyksissä voit olla yhteydessä osoitteeseen info@lumoi.fi.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

LUMOI-palvelussa käsitellään tietoja kolmesta eri henkilöryhmästä: tilaajasta, LUMOIn saajasta sekä henkilöistä, jotka osallistuvat LUMOIn tekemiseen vastaamalla heille lähetettyyn kyselyyn.

Tilaajasta käsitellään seuraavia tietoja:

• nimi ja sähköposti
• tilaukseen, maksuun ja toimitukseen liittyvät tiedot
• LUMOIn saajaan ja tilauksen toteuttamiseen liittyvät tilaajan antamat tiedot
• asiakaspalveluun liittyvä viestintä.

LUMOIn saajasta käsitellään seuraavia tietoja:

• etunimi
• tilaajan ja muiden vastaajien ilmoittama suhde LUMOIn saajaan
• LUMOI-vastauksissa hänestä kerrotut kokemukset, havainnot ja muistot
• muut LUMOIn toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Kyselyyn osallistuvasta henkilöstä käsitellään seuraavia tietoja:

• etunimi
• suhde LUMOIn saajaan
• kyselyyn annetut vastaukset
• muut vastaajan itse kyselyssä antamat palvelun toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

LUMOI ei pyydä eikä lähtökohtaisesti kerää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.

Kyselyyn osallistuvia henkilöitä ohjeistetaan: "Pidetään vastaukset hyvissä muistoissa ja havainnoissa. Älä sisällytä vastaukseesi tarpeettomia tietoja esimerkiksi terveydestä, uskonnosta, poliittisista näkemyksistä tai muista erityisen yksityisistä asioista."

Jos vastauksessa kuitenkin esiintyy tällaisia tietoja, niitä ei käytetä valmiissa LUMOIssa.

LUMOI-palvelu on tässä vaiheessa tarkoitettu täysi-ikäisille LUMOIn saajille.

3. Mihin tietoja käytetään?

Henkilötietoja käytetään:

• tilauksen vastaanottamiseen ja toteuttamiseen
• LUMOI-kyselyn toteuttamiseen
• vastausten kokoamiseen ja LUMOIn valmistamiseen
• valmiin LUMOIn toimittamiseen
• maksujen käsittelemiseen
• asiakaspalveluun ja yhteydenpitoon
• palvelun turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten ehkäisemiseen
• kirjanpitoon ja muiden lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseen.

LUMOI-vastauksia käytetään vain kyseisen LUMOIn toteuttamiseen.

Henkilötietoja ei myydä eikä jaeta muulla tavoin ulkopuolisille. Vastaajien kirjoittamia tekstejä tai valmiita LUMOIta ei julkaista tai käytetä markkinoinnissa ilman erillistä lupaa.

4. Tekoälyn käyttäminen

LUMOIn valmistamisessa voidaan käyttää yrityskäyttöön tarkoitettua OpenAI-palvelua apuvälineenä vastausaineiston käsittelyssä.

Tekoälyä voidaan käyttää esimerkiksi vastausten yhtenevyyksien, toistuvien teemojen ja merkityksellisten havaintojen tunnistamiseen sekä tekstin jäsentämisen tukena.

Tekoäly ei päätä, mitä LUMOIn saajasta ajatellaan, eikä sen tehtävänä ole keksiä henkilöstä uusia tietoja. Valmis LUMOI perustuu aina vastaajien antamaan aineistoon ja viimeistellään ihmisen toimesta osana LUMOIn omaa tuotantoprosessia.

LUMOI ei välitä tilauksen yhteydessä annettua sähköpostiosoitetta tekoälypalveluun. Tekoälypalveluun välitettävät henkilötiedot minimoidaan LUMOIn valmistamisen kannalta tarpeellisiin tietoihin.

Jos vastauksissa esiintyy tarpeettomia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tai muuten erityisen yksityisiä tietoja, niitä ei lähtökohtaisesti välitetä tekoälypalveluun.

LUMOI käyttää tekoälyavusteiseen aineiston käsittelyyn ainoastaan yrityskäyttöön tarkoitettua OpenAI-palvelua, jossa syötettyjä tietoja ei oletusarvoisesti käytetä OpenAI-mallien kouluttamiseen.

Tekoälyä ei käytetä LUMOI-palvelussa automatisoituun päätöksentekoon tai LUMOIn saajan profiilointiin.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste riippuu siitä, kenen tietoja käsitellään ja mihin tarkoitukseen niitä käytetään.

Tilaajan henkilötietojen käsittely perustuu pääosin tilaajan ja Hammock Group Oy:n välisen sopimuksen toteuttamiseen. Lakisääteisten velvollisuuksien, kuten kirjanpidon, edellyttämä henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen.

LUMOIn saajan tavanomaisten henkilötietojen käsittely perustuu Hammock Group Oy:n oikeutettuun etuun toteuttaa asiakkaan tilaama henkilökohtainen LUMOI-palvelu.

Kyselyyn osallistuvan henkilön tavanomaisten henkilötietojen käsittely perustuu Hammock Group Oy:n oikeutettuun etuun toteuttaa asiakkaan tilaama LUMOI-palvelu. Kyselyyn osallistuminen on vapaaehtoista. Vastaajalle kerrotaan ennen vastaamista, mihin hänen tietojaan ja vastauksiaan käytetään ja miten niitä käsitellään.

6. Mistä tiedot saadaan?

Tietoja saadaan:

• tilaajalta LUMOIn tilaamisen yhteydessä
• LUMOI-kyselyyn osallistuvilta henkilöiltä
• LUMOIn toteuttamiseksi käytettävistä teknisistä järjestelmistä ja maksupalvelusta.

LUMOIn saaja ei yleensä itse anna tietojaan palveluun, vaan tiedot saadaan tilaajalta ja LUMOI-kyselyyn osallistuvilta henkilöiltä. LUMOIn saajalle annetaan henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

7. Palveluntarjoajat ja tietojen luovuttaminen

LUMOI-palvelun toteuttamisessa käytetään luotettavia teknisiä palveluntarjoajia. Kuten

• verkkokaupan, verkkosivuston, tietokannan ja teknisen infrastruktuurin palveluntarjoajat
• sähköposti- ja viestintäpalveluiden tarjoajat
• OpenAI tekoälyavusteisessa aineiston käsittelyssä
• muut palvelun teknisen toteuttamisen kannalta tarpeelliset palveluntarjoajat.

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja omien rooliensa ja sopimustensa mukaisesti. Henkilötietoja ei myydä eikä jaeta ulkopuolisille.

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Osa käytössä olevista palveluntarjoajista voi käsitellä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Tällaisissa tilanteissa huolehditaan siitä, että henkilötietojen siirrolle on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen peruste ja asianmukaiset suojatoimet.

9. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty, tai niin kauan kuin lainsäädäntö sitä edellyttää.

Tilaus- ja maksutietoja säilytetään kirjanpito- ja muiden lakisääteisten velvoitteiden edellyttämän ajan.

LUMOI-vastaukset ja LUMOIn valmistamiseen käytettävä henkilökohtainen aineisto poistetaan viimeistään kolmen kuukauden kuluttua valmiin LUMOIn toimittamisesta, ellei pidemmälle säilyttämiselle ole lakiin perustuvaa syytä.

Valmis digitaalinen LUMOI säilytetään enintään kolmen kuukauden ajan toimituksesta, minkä jälkeen se poistetaan järjestelmistämme, ellei pidemmälle säilyttämiselle ole lakiin perustuvaa syytä.

Tilaajalle ja LUMOIn saajalle suositellaan valmiin LUMOIn tallentamista itselleen heti kun LUMOI toimitettu tilaajalle ja tilaaja toimittanut sen edelleen LUMOIn saajalle.

10. Tietojen suojaaminen

Henkilötietoja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Pääsy henkilötietoihin rajataan henkilöihin ja palveluntarjoajiin, joille tietojen käsittely on tarpeen LUMOI-palvelun toteuttamiseksi.

Käsiteltävien henkilötietojen määrä pyritään minimoimaan sekä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus ja säilytysaika pyritään rajaamaan.

11. Evästeet

Sivustolla käytetään vain välttämättömiä evästeitä ja teknistä tallennusta palvelun toteuttamiseen. Evästeitä ei käytetä markkinointiin, seurantaan eikä profilointiin.

Käytössä ovat seuraavat evästeet ja tallennukset:

• Kirjautumisistunto: eväste, joka ylläpitää hallintanäkymän kirjautumisistuntoa. Eväste poistuu, kun kirjautuminen päättyy tai istunto vanhenee.
• Maksunvälitys: Paytrail asettaa maksua käsiteltäessä evästeitä maksamisen turvallisuuden varmistamiseksi. Paytrailin evästeitä hallitaan Paytrailin omien tietosuojaselosteiden mukaisesti.
• Tilauspolun tekninen tallennus: tilauspolkuun annetut tiedot tallentuvat tilapäisesti selaimeen, jotta kesken jäänyt tilaus säilyy selaustapahtuman ajan. Tallennus tyhjennetään, kun tilaus on tehty.

Välttämättömien evästeiden käyttöön ei tarvita sivuston kävijän suostumusta, joten sivustolla ei ole erillistä evästekyselyä. Evästeet voi tyhjentää milloin tahansa selaimen asetuksista.

12. Sinun oikeutesi

Tietosuojalainsäädännön mukaisesti sinulla voi tilanteesta ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen olla oikeus:

• saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
• saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
• pyytää henkilötietojesi poistamista
• pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeuksien soveltuminen riippuu muun muassa henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteesta. Esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen perusteella säilytettäviä tietoja ei välttämättä voida poistaa pyynnöstä.

Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä tai pyydät tietojesi poistamista ennen LUMOIn valmistumista, pyyntö arvioidaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja tietojen käsittely lopetetaan silloin, kun käsittelyn jatkamiselle ei ole lain mukaista perustetta.

Suomessa tietosuojan valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

Voit kysyä henkilötietojesi käsittelystä ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@lumoi.fi.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää LUMOI-palvelun, käyttämämme teknologian, palveluntarjoajien tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen versio tietosuojaselosteesta on aina saatavilla LUMOIn verkkosivustolla.